موسسه پژوهش و برنامه ریزی آموزش عالی

ارسال فایل با فرمت های Excel و Access امکان پذیر است. دقت کنید که بارگذاری فایل با فرمت های Zip و Rar امکان پذیر نیست. در صورتی که فایل با فرمت های نادرست ارسال گردد، خطای زیر به کاربر داده می شود.

مراحل زیر را انجام دهید:

            ۱. در منوی کاربر بر روی دکمه "کارپوشه" کلیک کنید.

            ۲. سمت راست صفحه بر روی "کارشناس دانشگاه ارسال اطلاعات دانشجویان" کلیک کنید.

            ۳. بر روی " اطلاعات ثبتی دانشجویان" کلیک کنید.

            ۴. در بالای صفحه بر روی دکمه "ارسال اطلاعات دوره جدید" کلیک کنید.

            ۵. در پنجره باز شده، بر روی دکمه "ارسال فایل" کلیک کنید.

            ۶. آدرس فایل تکمیل شده را وارد و کلید "Open" را انتخاب کنید.

            ۷. نام شیت مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه "ارتباط کلی" را بزنید. سپس بررسی شود که در قسمت مقصد در ستون "ستون مرتبط" تمامی ردیف ها تکمیل شده باشد.

            ۸. دکمه "انتقال اطلاعات" را انتخاب کنید.

با طی کردن مراحل فوق اطلاعات شما در پرتال بارگذاری می گردد.

در قسمت مبدا،" نام شیت" صحیح انتخاب نشده است. مثلا برای ارسال فایل دانشجویان، شیت اطلاعات ثبتی دانشجویان انتخاب شود.

اگر ردیفی در "ستون مرتبط" خالی است باید آن ردیف را انتخاب کرده سپس در قسمت مبدا عنوان مشابه آن انتخاب کنید و دکمه  را کلیک کنید. دقت کنید که در قسمت مقصد کلیه ردیف ها در ستون مرتبط باید پر شده باشد.

در این مرحله ممکن است فایل شما دارای اشکالات زیر باشد:

1. نام فایل اکسل ارسالی فارسی می باشد که باید حتماً انگلیسی باشد.
2. در فایل از علائم "–" ، "_"،" *" ، "#"  و ... استفاده شده است.
3. در ستون هایی که نیاز به واردکردن کد یا اعداد دارند، حروف وارد شده است یا بالعکس.
4. در فایل از عملگرها یا توابع (function) استفاده شده است.
5. برای ستون هایی مانند نیمسال ورود و آخرین ترم ثبت نامی و ... که باید یک عدد سه رقمی وارد شود (مثلا ۹۵۱)، مقادیر ثبت شده مطابق فرمت صحیح آن ستون نمی باشد. (مثلا در آن ستون عدد ۵ رقمی وارد شده است)
6. مقدار وارد شده در ستون های تعداد نیمسال های مرخصی، تعداد نیمسال های مشروطی، جمع واحد گذرانده، جمع واحد باقیمانده، معدل، تعداد درس ثبت نامی و ... بیشتر از مقادیر مجاز است.

این ردیف تعداد رکوردهایی که در فایل شما موجود است و در پرتال بارگذاری شده را نمایش می دهد و صرفا جهت اطلاع شما از اینکه تمامی اطلاعات فایل وارد شده است یا خیر نمایش داده می شود.

درستون شماره دانشجویی مورد خالی و یا تکراری وجود دارد که در اینصورت آن رکورد از فایل حذف می گردد.

در این قسمت خطاهای موجود در فایل و تعداد آن ها به شما نمایش داده می شود. این خطاها به دو روش امکان اصلاح دارند:

1. خطاهایی که با علامت  نمایش داده می شوند را می توانید در سامانه و تنها برای یکبار اصلاح نمایید. (که اصطلاحاً نگاشت گفته می شود) بدین معنی که بعد از اصلاح آن ها در صورتی که فایل را مجدد ارسال کنید این اشکالات به طور اتوماتیک اصلاح می شوند و تعداد آن ها صفر نمایش داده می شود.
2. خطاهایی که با علامت نمایش داده می شوند را باید در فایل اکسل خود اصلاح کنید و مجدد آن را  ارسال کنید. کاربر با کلیک بر روی دکمه  یک فایل اکسل دریافت می کند که موارد داراری اشکال را نمایش می دهد. کار کاربر پیدا کردن موارد اشکال در فایل اصلی خود و اصلاح آن ها می باشد. فقط دقت داشته باشید که برای ارسال مجدد فایل، حتما دکمه حذف اطلاعات ارسالی را زده و سپس اصلاحیه خود را بارگذاری کنید.

بله. برای اصلاح اطلاعات ابتدا باید اطلاعات نادرست قبلی حذف و سپس اطلاعات جدید جایگزین شود.

برای اصلاح آن به روش زیر عمل کنید:

۱. بر روی نگاشت ستونی که تعداد خطاهای آن عددی غیر از صفر است (تعداد خطا در ستون "تعداد" مشخص است) کلیک کنید.

۲. در پنجره جدید ردیف هایی که ستون "نگاشت" آن ها با عنوان "سیستم" مشخص شده است توسط سیستم معادل سازی می شوند. موارد خالی در این ستون توسط سیستم شناسایی نشده اند و توسط کاربر نیازمند اصلاح هستند. روی یکی از آن ها کلیک کنید.

۳. در پنجره جدید "شرح اولیه" اطلاعاتی که در فایل شما موجود است را نمایش می دهد و شما باید معادل آن را در قسمت  "نگاشت" پرکنید. به این صورت که در قسمت نگاشت کلیک کرده  و شروع به تایپ نمایید. پس از تایپ قسمتی از اطلاعات مورد نظر توسط کاربر، گزینه های مورد قبول از طرف موسسه پژوهش و برنامه ریزی به کاربر پیشنهاد داده می شود. گزینه صحیح را انتخاب کرده و دکمه اصلاح را کلیک نمایید تا پنجره بسته شود.

۴. مواردی که به روش بالا اصلاح می گردد در ستون نگاشت با عنوان "کاربر" نمایش داده می شود. نگاشت باید برای تمامی موارد خالی انجام پذیرد تا این ستون برای تمامی ردیف ها پر باشد.

۵. هنگامی که تمامی نگاشت ها انجام شد دکمه "بازگشت" را کلیک کرده و به صفحه قبل بر می گردید، در این مرحله مشاهده می کنید که تعداد آن خطا به صفر رسید.

۶. در صورتی که این خطاها یکبار اصلاح شوند، پس از ارسال مجدد فایل دوباره نیاز به اصلاح ندارند.

فایل اکسلی که دریافت می کنید به کاربر خطاهای موجود در آن ستون را نمایش می دهد. به عنوان مثال برای خطای "کدملی نامعتبر" کاربر فایل اکسلی دریافت می کند که اطلاعات دانشجویانی که کد ملی آنان اشتباه است را نشان می دهد. دقت داشته باشید که کاربرد این فایل فقط نمایش اشکالات به کاربر است و اصلاحات باید در فایل اصلی صورت پذیرد و دوباره ارسال گردد.

مراحل زیر را انجام دهید:

۱. در منوی کاربر بر روی دکمه "کارپوشه" کلیک کنید.

۲. سمت راست صفحه بر روی "کارشناس دانشگاه ارسال اطلاعات دانشجویان" کلیک کنید.

۳. بر روی " اطلاعات ثبتی دانشجویان" کلیک کنید.

۴. در جدول وسط صفحه و ستون عملیات بر روی دکمه اصلاح اطلاعات ارسالی که با علامت  نمایش داده شده، کلیک کنید.

۵. در پنجره جدید بر روی "حذف اطلاعات ارسالی" کلیک کنید.

۶. دکمه "ارسال فایل" را زده و سپس طبق روال قبل عمل کنید.

خیر. کاربر پس از رفع تمامی خطاها، اطلاعات صحیح بر روی پرتال بارگذاری کرده است و در این مرحله هنوز اطلاعات به دست کارشناس موسسه پژوهش و برنامه ریزی نرسیده است. کارشناس دانشگاه باید مراحل زیر را طی کند:

۱. بر روی منوی "کارشناس دانشگاه" در سمت راست کارتابل خود کلیک کنید سپس "اطلاعات ثبتی دانشجویان" را انتخاب کرده و در جدول وسط صفحه در ستون "عملیات" کلید "تائید و ارسال" که با علامت  نمایش داده می شود را کلیک کنید.

۲. پنجره جدیدی باز شده که در قسمت "توضیح" شما باید یاداشتی همراه اطلاعات خود برای کارشناس موسسه پژوهش و برنامه ریزی ارسال کنید. سپس کلید "اعمال تغییرات" را انتخاب کنید.

۳.  پس از ارسال فایل، دکمه  از کارتابل شما حذف می گردد و در قسمت گردش کار که با علامت  نشان داده می شود، مشاهده می کنید که اطلاعات شما به دست کارشناس موسسه پژوهش و برنامه ریزی رسیده است.

در این مرحله کار کابر کامل شده است . باید منتظر تائید یا عدم تائید فایل خود از طرف کارشناس موسسه پژوهش و برنامه ریزی باشد.

۱. کاربر می تواند پس از ورود به کارتابل خود در سامانه، به قسمت عملیات رفته و روی آیکن گردش کار که با علامت  نمایش داده می شود کلیک کند. در پنجره جدید کلیه جزئیات مربوط به گردش کار از ابتدا نمایش داده می شود. در آخرین ردیف از ستون "سمت" مشاهده می کنید اطلاعات در کارتابل چه شخصی قرار دارد. همچنین در ستون های "مرحله" و "وضعیت" آخرین وضعیت تائید یا عدم تائید اطلاعات مشخص می شود.

۲. در صورتی که کارشناس موسسه پژوهش و برنامه ریزی اطلاعات را به کاربر ارجاع داده باشد، کاربر می تواند به وسیله اسکرول بار به منتهی الیه سمت چپ رفته و در قسمت "توضیحات" با نگه داشتن موس بر روی متن، یادداشت کارشناس موسسه پژوهش و برنامه ریزی را به صورت کامل مشاهده کند.

۱. ارسال اطلاعات از طرف کارشناس دانشگاه

۲. درصورت عدم تائید ساختاراطلاعات از طرف کارشناس موسسه پژوهش وبرنامه ریزی به کارشناس دانشگاه ارجاع داده می شود.

۳. درصورت تائید ساختار اطلاعات از طرف کارشناس موسسه پژوهش و برنامه ریزی، اطلاعات برای کارشناس دانشگاه فرستاده می شود.

۴. کارشناس داشنگاه اطلاعات را تائید و برای ریاست دانشگاه ارسال می کند.

۵. ریاست دانشگاه پس از مشاهده گزارشی اجمالی از آمار تائید شده توسط کارشناس دانشگاه، آن را تائید و برای ریاست موسسه پژوهش و برنامه ریزی ارسال می کند.

۶. پس از تائید ساختار اطلاعات توسط ریاست موسسه پژوهش و برنامه ریزی، اطلاعات آن در  موارد  مختلف مانند دفتر برنامه، بودجه و تشکیلات وزارت علوم، صندوق رفاه دانشجویان، کتاب آمار آموزش عالی و ... مورد استفاده قرار می گیرد.

در صورت فراموشی نام کاربری و گذرواژه خود، با کارشناس مربوطه در موسسه پژوهش و برنامه ریزی تماس بگیرید.

برای دانلود فایل های راهنما، کدینگ و ... در قسمت اطلاعیه های صفحه اول پرتال و یا از این صفحه می توانید اقدام فرمایید.

کاربر باید به فایل اکسل خود رجوع کند و برای مواردی که به عنوان خطا نمایش داده شده است مطابق مراحل زیر عمل کند:

۱. به سلولی که به عنوان خطا اعلام شده رفته، در قسمت بالا و سمت راست سلول مثلث سبز رنگی وجود دارد.

۲. با کلیک بر روی آن سلول یک کادر زرد رنگ در کنار سلول نمایش داده می شود.

۳. روی کادر زرد رنگ کلیک کرده و گزینه Convert To Number را انتخاب کنید.

۴. سپس مشاهده می نمایید که مثلث سبز رنگ از کنار سلول برداشته شد. این کار را برای تمامی مواردی که جزو اشکالات است انجام داده و پس از بارگذاری مجدد فایل در پرتال، این ستون دیگر به عنوان خطا نمایش داده نمی شود.

خیر. تنها دانشجویان فعال دانشگاه با وضعیت های دانشجویی زیر در آمار دانشجویان دانشگاه محاسبه می شوند. البته لازم به توضیح است آمار دانشگاه ها پس از کسر سنوات مجاز به دفتر بودجه و صندوق رفاه ارسال می گردد.

۱. درحال تحصیل

۲. مرخصی

۳. مهمان به سایر دانشگاه ها

۴. انتقال از سایر دانشگاه ها

بله. پس از تائید ساختار فایل توسط ریاست موسسه پژهش و برنامه ریزی آموزش عالی، دانشگاه ها می توانند با نام کاربری ریاست دانشگاه وارد پرتال شوند و گزارش آمار دانشجویان فعال و گزارش ارسالی به دفتر بودجه و صندوق رفاه خود را مشاهده کنند.

آمار ارسال شده به دفتر بودجه و صندوق رفاه تنها شامل دانشجویان فعال است (دانشجویان با وضعیت های درحال تحصیل، مرخصی، مهمان به سایر دانشگاه ها و انتقال از سایر دانشگاه ها) و پس از کسر سنوات مجاز  ارسال می گردد.

برای رفع این خطا باید سه مورد بررسی شود:

این خطا زمانی داده می شود که در اطلاعات ارسال شده از کد موسسه آموزش عالی قدیمی (کد ۵ رقمی) استفاده شده باشد.
برای رفع آن به صفحه اطلاعیه های سامانه سهام مراجعه کرده و در قسمت فایل های مورد نیاز، فایل "کد مراکز" را دانلود نمایید. سپس کد ۱۲ رقمی موسسه آموزش عالی خود را جستجو و در فایل ارسالی استفاده نمایید.